FAQ

Često postavljana pitanja

 

Način rada i uvjeti suradnje s Direct Bookerom

Privatni sam iznajmljivač. Kako mogu surađivati s Direct Bookerom?

Direct Booker je turistička agencija specijalizirana za oglašavanje i prodaju privatnog smještaja putem vodećih svjetskih booking kanala. Članstvo u Direct Booker se ne naplaćuje, već se radi na principu provizije od ostvarenih rezervacija.

Na raspolaganju vam je odjel editora koji na godišnjoj razini brine o svim oglasima, odjel informacija koji preuzima svu komunikaciju s gostima i agencijama, odjel financija koji se brine o sigurnosti naplata, PDV-u na agencijske provizije i ostalim financijskim specifičnostima, te odjel prodaje, tj. osobnog account managera koji će uz pomoć našeg programa izvući pravovremene informacije o kretanju cijena i tako izvući maksimum iz Vašeg objekta.

Imam prostor kojeg želim početi iznajmljivati u suradnji s Direct Bookerom. Što moram napraviti?

Prilikom početka suradnje s Direct Bookerom iznajmljivač mora imati uredno izdano Rješenje o kategorizaciji i pružanju usluga smještaja u domaćinstvu. Kopija tog rješenja se prilaže Ugovoru o suradnji. Također, obvezno je priložiti i kopiju osobne iskaznice i IBAN kunskog žiro računa.

Svaki iznajmljivač treba imati otvoren kunski žiro račun, s brojem računa u IBAN formatu (npr. HR222400003112123451).

Mogu li i dalje raditi i s drugim agencijama, ili popunjavati apartman putem privatnih kanala?

Možete raditi s Direct Bookerom i istovremeno surađivati s drugim agencijama ili primati privatne rezervacije gostiju. Jedino što ste dužni jest javljati Direct Bookeru svaki svoj zauzeti termin ili ga označiti u kalendaru u vašem rezervacijskom sustavu, da ne bi došlo do overbookinga (preklapanja rezervacija).

Direct Booker ne radi po sistemu “na upit” zbog toga što se rezervacijski postupak odvija u realnom vremenu bez provjere raspoloživosti te je dužnost iznajmljivača redovito ažurirati popunjenost smještajnog objekta, ako imate rezervacije primljene preko drugih izvora.

Pružate li usluge čišćenja apartmana i dočekivanja gostiju?

U određenim područjima Direct Booker omogućuje uslugu Full property management, što znači da vam u suradnji s partnerskim tvrtkama organiziramo kompletno vođenje vaših smještajnih jedinica –  prodaju apartmana, dočekivanje gostiju i čišćenje.

 

Zakonske odredbe za iznajmljivače

Tko u Hrvatskoj može iznajmljivati smještaj?

Ugostiteljsku djelatnost iznajmljivanja soba, apartmana i prostora za kampiranje turistima mogu obavljati građani koji imaju rješenje o odobrenju za pružanje ugostiteljskih usluga u domaćinstvu. To rješenje može se dobiti u županijskom Uredu državne uprave.

Također, iznajmljivač je dužan i kategorizirati objekt. Zahtjev za kategorizacijom također se podnosi u županijskom Uredu državne uprave.

 

Što obavezno moram imati u apartmanu?

Iznajmljivači su dužni u smještajnom objektu imati sljedeće:

 

  1. a) standardiziranu plavu ploču na ulazu koja označuje vrstu i kategoriju objekta
  2. b) vidljivo istaknuti cjenik usluga, potpisan od strane vlasnika
  3. c) knjigu žalbe ili vidljivo istaknuta obavijest o načinu podnošenja pisanog prigovora
  4. d) kutiju prve pomoći
  5. e) aparat za gašenje požara

Koje obveze moram izvršavati kao iznajmljivač?

1) prijavljivati i odjavljivati svakog gosta putem eVisitora u roku od 24 sata od dolaska odnosno odlaska

2) voditi knjigu Evidenciju o prometu, koja služi za izračun plaćanja članarine TZ-u

3) za svaku pruženu uslugu izdati račun i zadržati kopiju računa

4) platiti boravišnu pristojbu – boravišna pristojba treba biti uključena u cijenu smještaja, iznimke su samo pravne osobe (obrti i tvrtke)

5) platiti članarinu Turističkoj zajednici

6) platiti porezne obveze prema državi

 

Informacije o rezervacijama

Kako ću znati da je rezervacija naplaćena?

Status rezervacije (plaćena, djelomično plaćena, kartica odbijena,..) možete provjeriti ulaskom u svoj Backoffice (vaš dio pregleda rezervacija u našem programu).  Svaka rezervacija sadrži podatke od gosta te detaljne informacije o njezinom iznosu, pojedinim provizijama i uvjetima naplate. Također će te i putem maila dobiti obavijest o naplati kartice.

Zašto je u istom danu rezervacija napravljena i gosti su došli u objekt?

Ukoliko imate uključenu opciju “same day”, rezervacija vam može stići isti dan, odnosno danas za danas. Ako ne želite primate takve rezervacije, trebate svom Account Manageru reći da vam isključi navedenu opciju.

Gost je otkazao nekoliko dana prije dolaska u objekt, hoće li mu smještaj biti naplaćen?

Bez obzira na koji način gost odabere da želi platiti smještaj, uvijek je dužan ostaviti broj kartice kako bi se osigurali od nedolaska. Ako je gost ušao u otkaznu policu i otkazao je boravak, cjelokupni iznos se naplaćuje odmah s kartice koju je ostavio prilikom potvrde rezervacije. Naplata rezervacije se vrši sukladno polici po kojoj je napravljena rezervacija.

 

Što ću napraviti ako je gostu kartica odbijena?

Ako je kartica odbijena, gost ima rok od 24 sata da doda novu karticu ili da omogući dovoljan iznos sredstava na postojećoj. U suprotnom iznajmljivač ima pravo da otkaže tu rezervaciju.

Što znači Non Refundable rezervacija, a što Early Booker rezervacija?

Non refundable opcija jest kada gostima dajemo određeni popust na standardnu cijenu, a zauzvrat se gost odriče mogućnosti otkazivanja te rezervacije, te plaća cijeli iznos unaprijed.

Early Booker opcija označava davanje dodatnog popusta gostima na non refundable rezervacije, ali uz uvjet da rezervacije budu napravljene dosta prije check in-a (cca 6 mjeseci).

Prednosti su što se novac dobiva dosta prije dolaska gostiju, te cijene budu veće od cijena u last minute ponudi, a dobra stvar je da se kalendar popuni dosta ranije.

Kakve mogu biti rezervacije?

Rezervacije mogu biti fleksibilne s otkaznim rokom do 14 i više dana prije dolaska (ili kako sami odredite), depozitne s plaćanjem 30% iznosa, a ostatak se plaća u roku 14 ili 30 dana prije počeka rezervacije. Također postoje i non-refundable rezervacije koje se naplaćuju unaprijed u cijelosti i za koje nema nikakvog povrata novca u slučaju otkaza.

Što znači da je kartica predautorizirana?

Predautorizacija kreditne kartice gosta se radi 25 dana prije dana naplate (ili check in-a), jer predautorizacija vrijedi do najviše 30 dana. Na taj način se gostu “zamrznu” sredstva kako bi se osigurali u slučaju kasnog otkaza ili nepojavljivanja gosta u objektu. Gost dobije obavijest da je kartica predautorizirana.

Ako gost plaća gotovinom, sredstva će biti vraćena kada se dobije potvrda o naplati (vremenski rok ovisi o banci gosta, otprilike 2 tjedna). Gost može iskoristiti predautorizaciju za plaćanje. Iznajmljivač je dužan dati gostu da potpiše voucher za naplatu kreditne kartice te nazvati Direct Booker da dovrši autorizaciju.

Stigla mi je privatna rezervacija, kako mogu zatvoriti kalendar?

Raspoloživost objekta, odnosno kalendar u svakom trenutku možete korigirati u vašem Backofficu. Kliknete na početni i završni datum koji želite zatvoriti ili pak otvoriti i pritisnete “prepare” tj. “pripremi”. Nakon toga taj period će biti označen drugom bojom, kako bi se raspoznalo da je zatvoren ili dostupan za prodaju.

Kolika je cijena i minimum stay (minimalan boravak) postavljen za moj objekt?

Cijena i minimum stay postavljeni su nastavno na dogovor vas i Account Managera. Za različite periode mogu se oblikovati i različite cijene, sve ovisi o tome kako ste odlučili.

Ako želite promijeniti cijenu ili minimum stay kontaktirajte direktno vašeg Account Managera (samostalno možete mijenjati tekućih 30 dana).

Vi možete samostalno formirati prodajne periode, ali Direct Booker vam ostavlja mogućnost da sugerira određene izmjene temeljem iskustva u prodaji i zahtjevima emitivnih tržišta.

 

Dolazak/odlazak gostiju i dodatne usluge

Kako mogu znati točan broj gostiju koji mi dolaze u objekt?

Broj gostiju koji dolazi naveden je na obavijesti o rezervaciji koja vam dolazi na e-mail, ali i ulaskom u Backoffice u svakom trenutku možete provjeriti podatke o rezervaciji. Svaka obavijest i promjena koja se dobije od gosta vam se šalje na e-mail i bilježi u Vaš Backoffice.

Mogu li se gosti prebaciti u drugi objekt ako je moj apartman zauzet u navedenom terminu?

Sva zauzeća objekta dužni ste pravodobno javiti kako bismo spriječili situacije preklapanja datuma (overbookinga). Ukoliko iz nekog razloga niste javili zauzeće objekta, goste ćemo pokušati prebaciti u objekt iste ili slične kategorije te cijene. Ako gosti kontaktiraju stranicu preko koje su izvršili rezervaciju te ukoliko ih taj prodajni kanal prebaci u drugi smještaj koji je skuplji, razliku u cijeni ćemo morati ispostaviti vama tako da je bitno pravodobno ažurirati raspoloživost.

Gosti su došli s kućnim ljubimcem, a moj objekt ne prima ljubimce?

Ako su se gosti pojavili s kućnim ljubimcem, a jasno je naglašeno da smještajna jedinica ne prima ljubimce, zamolit ćemo goste da napuste smještajni objekt i rezerviraju neki drugi u kojem su ljubimci dopušteni. Ukoliko vi kao iznajmljivač želite napraviti iznimku i svejedno primiti goste s kućnim ljubimcem, to naravno možete napraviti.

 

Napravljena mi je šteta u apartmanu, tko će to nadoknaditi?

Prilikom check out-a gostiju vi kao iznajmljivač imate pravo provjeriti ima li nastale štete. Ako ima štete, gosti su je dužni platiti na licu mjesta. Jednom kad gosti odu iz smještaja nema garancije da će šteta biti naplaćena.

Jesu li gosti dužni dati osobne dokumente?

Prilikom dolaska gosti su vam dužni dati na uvid osobne dokumente kako biste ih mogli prijaviti u sustav eVisitor. Ova stavka također bi trebala biti navedena u kućnom redu i jasno istaknuta. Ako iz sigurnosnih razloga ne žele predati dokumente ili nisu upoznati da su dužni to napraviti, objasnite im da je nužno evidentirati njihov boravak i da tako nalaže zakon Republike Hrvatske.

 

Može li se gostima organizirati izlet ili bukirati transfer?

Direct Booker gostima može organizirati izlet ili transfer. Putem naše web stranice gosti imaju uvid u izlete i transfere koji su u ponudi. Ako su zainteresirani za neki izlet ili transfer mogu ga samostalno bukirati. Osim na našoj web stranici ponudu izleta i transfera mogu vidjeti i putem linka koji dobiju kada izvrše rezervaciju.

Gosti se nisu pojavili u smještaju. Što mogu učiniti?

Ukoliko se gost nije pojavio u smještajnoj jedinici potrebno nas je obavijestiti kako bismo označili nedolazak gosta, te poslali na naplatu rezervaciju ako već nije naplaćena. Samim time datumi u kalendaru se otvaraju za daljnju prodaju.

Gosti često odlaze na razne izlete i ture u susjedne zemlje te se ne trebate odmah brinuti ukoliko se u objektu ne pojave cijeli dan. Međutim, ako imate bilo kakvih sumnji možete nas kontaktirati kako bismo provjerili je li sve u redu.

Gosti su zaboravili određene stvari u objektu, koja je daljnja procedura?

Ako su gosti napustili objekt, a zaboravili su određene predmete zamolit ćemo ih da vam uplate novac za slanje pošiljke, ovisno o vrsti pošiljke, te će im se stvari poslati nakon poslane potvrde o uplati.

Ukoliko se radi o manje važnim stvarima koje gost ne traži natrag, niste ih dužni čuvati. 

Gost tvrdi da se objekt razlikuje od onoga kojeg je rezervirao?

Gost u svojoj potvrdi rezervacije ima navedeno ime jedinice koju je rezervirao, te ako je potrebno, mogu mu se poslati i fotografije iz oglasa na stranici putem koje je izvršio rezervaciju.

Ukoliko iznajmljivač ima više jedinica moguće je da se gost zabunio i rezervirao krivu jedinicu (odnosno gledao je krive fotografije), ali na potvrdi njegove rezervacije sve je jasno vidljivo.

Gosti žele produžiti boravak, je li to moguće?

Ako se gostima svidio boravak u smještajnoj jedinici i žele ga produžiti, naravno da to možete napraviti ukoliko vam je objekt slobodan u navedenom periodu. Vrlo je važno da pritom ažurirate kalendar raspoloživosti.

Gosti su u još u objektu iako im je prošlo vrijeme za check out, što napraviti?

Gosti su dužni napustiti smještajni objekt do check-out satnice navedene u kućnom redu i oglašene na prodajnim kanalima. Ukoliko niste odobrili kasniji check out, ljubazno ih upozorite da trebaju napustiti objekt.

Ako gosti iz nekog razloga nisu otišli i nakon previđenog roka, vi smijete  pokupiti njihove stvari i staviti ih sa strane, a mi ćemo ih kontaktirati i objasniti kako je prošao vremenski rok do kojeg su trebali napustiti objekt i da se objekt treba počistiti za dolazak sljedećih gostiju. 

 

Kako ću znati vrijeme dolaska gostiju?

Svakom gostu se šalje više e-mail posdjetnika da naznači vrijeme dolaska. Ukoliko gost to napravi, vrijeme dolaska se automatski  šalje i vama na email te se bilježi u vaš  korisnički susta (Backoffice).

 

 

Financije

Koji su načini naplate rezervacija?

Rezervaciju od gosta moguće je naplatiti na više načina: 

 

a) Prodajna stranica npr. Airbnb, HomeAway… – (treća strana)

Za ovakve rezervacije nama ne donosite račune. Umjesto toga na e-mail ćete primiti potvrdu o isplati Vašeg dijela na račun, te ćete dobiti račun za našu proviziju (služi za Vašu evidenciju) koji Vi nama ne trebate plaćati.

Vaša obaveza je takvom gostu izdati račun na cijeli iznos rezervacije i taj iznos unijeti u knjigu prometa (to je iznos totala jedne rezervacije u našem programu).

Isplata Vašeg djela za ove rezervacije vršit će se kao i do sada petkom uz napomenu da isplata ide nakon primljene uplate od pojedine stranice.

b) Direct Booker (Mi)

Kada Direct Booker vrši naplatu rezervacije od gosta, iznajmljivač izdaje račun Direct Bookeru ručno ili putem samoizdavanja na svoj neto iznos, i taj neto iznos zavodi u knjigu prometa. Isplate su petkom nakon naplate.

 

Najčešći primjer ovakvih rezervacija je kod booking.com-a za “non refundable” rezervacije i naplatu kartice gosta bilo na dan dolaska ili prije samog dolaska.

 

c) Iznajmljivač (Vi)

Kada iznajmljivač naplati rezervaciju od gosta, dužan je gostu izdati račun na puni iznos koji je primio, i taj iznos zavesti u knjigu prometa. Iznajmljivač gostu daje original računa, dok kopiju ostavlja sebi za evidenciju. Za takve rezervacije kao i do sada dobit ćete na e-mail račun za našu proviziju na mjesečnoj bazi.

Kada je isplata računa prema iznajmljivačima?

Računi prema iznajmljivačima se isplaćuju jednom tjedno i to petkom (o banci Komitenta ovisi kada će sredstva biti na računu) i odnosi se na sve račune samoizdane do četvrtka do ponoći ili dostavljene u ured Financija do četvrtka. Ako vlasnik ima dugovanje starije od 7 dana, isplata će biti obustavljena dok se dug ne podmiri.

Kada se kreiraju obračuni i računi?

Obračuni i računi za rezervacije naplaćene u smještaju se kreiraju najkasnije do petnaestog u mjesecu, ali postoje iznimke ukoliko Booking.com kasni sa slanjem računa.

Mjesečni obračuni i računi se formiraju za proviziju, te se odnose za rezervacije naplaćene u objektu. Kreiraju se najkasnije do petnaestog u mjesecu za prethodni mjesec. Računi se formiraju za svaki mjesec zbirno za sve rezervacije naplaćene u smještaju od iznajmljivača po odlasku gosta. Na tom računu iznajmljivaču fakturiramo Direct Booker proviziju, te mu prefakturiramo račun od Booking. com-a i Expedie kojeg je agencija platila umjesto iznajmljivača.

Što znači samoizdavanje računa?

Direct Booker u ime iznajmljivača izdaje račune koji se automatski kreiraju u trenutku naplate kartice gostu. Iznajmljivač više ne treba ispisivati račune niti ih donositi u naše urede, te mu je na taj način olakšano poslovanje i ušteđeno vrijeme. Račun koji smo izdali prosljeđujemo iznajmljivaču na uvid.

Koje račune izdajem ja kao iznajmljivač ako sam u samoizdavanju?

Iznajmljivač i dalje izdaje račune koje je u svom objektu naplatio od gosta i to radi kako je i dosad: ispisuje na paragon bloku ili na računalu prema numeričkom redoslijedu od broja 1,2,3,4,….itd., te ih evidentira u Knjizi prometa. Kroz mjesečni obračun Direct Booker potražuje svoju, Booking.com proviziju, kao i proviziju za rezervacije s Expedie.

Ukoliko se radi o Airbnb rezervaciji ili nekoj drugoj gdje prodajna stranica radi naplatu od gosta, iznajmljivač na puni iznos rezervacije izdava račun gostu i upisuje ga u Knjigu prometa, a od nas dobije potvrdu o isplati i račun za proviziju koji ne treba plaćati i koji služe za njegovu evidenciju (objašnjenje u stavki 1).

Kako evidentiram račune koje je Direct Booker izdao u moje ime?

Račune koje je Direct Booker postupkom samoizdavanja izdao u ime iznajmljivača, iznajmljivač također upisuje u Knjigu prometa, ali ti računi neće pratiti numerički redoslijed. Iznajmljivač u Knjigu upisuje broj koji mu je naznačen na računu (npr. Prvi račun koji je Direct Booker izdao u njegovo ime je pod brojem 64/v/1 i taj broj upisuje u Knjigu prometa, drugi račun je npr. 204/v/1, ….itd.).

Kada se dobije samoizdani račun u Knjigu prometa se upisuje iznos koji ide vlasniku, a kad naplate u gotovini treba upisati cijeli iznos rezervacije. Iznosi se upisuju u kunama (KN).

Kada se dobije samoizdani račun gostu ne treba pisati račun jer ga je on već dobio.

Ukoliko se radi o Airbnb rezervaciji ili nekoj drugoj gdje prodajna stranica radi naplatu od gosta, iznajmljivač od nas dobije potvrdu o isplati i račun za proviziju koji ne treba plaćati i koji služi za njegovu evidenciju i tu potvrdu ne upisuje u knjigu prometa (objašnjenje u stavki 1).

Koliki je prag prometa za ulazak u sustav PDV-a?

U sustav PDV-a iznajmljivač ulazi s ostvarenim prometom od 300 000, 00 KN.

Što se sve upisuje u Knjigu prometa?

Iznajmljivač u Knjigu prometa upisuje sve rezervacije koje je naplatio u smještajnom objektu, te sve samoizdane račune koji su primljeni na mail, a vezani su za rezervacije koje Direct Booker isplaćuje iznajmljivaču. Znači u Knjigu prometa se evidentiraju svi računi bez obzira da li su oni naslovljeni na agenciju ili gosta.

Zašto gostu moram dati da potpiše Credit Card Authorization obrazac?

Ukoliko se radi o rezervaciji po polici standard rate-a, a gost želi platiti karticom, a ne direktno iznajmljivaču, onda gost treba ispuniti i potpisati Credit Card Authorization obrazac. S tim potpisom Direct Booker ima dokaz pristanka gosta za terećenje kartice koju je upisao u obrascu CCA u slučaju potencijalnih kasnijih reklamacija naplate. Taj obrazac iznajmljivač je dužan dostaviti u agenciju (u roku 5 dana).

Što je s rezervacijama koje imaju naplatu kartice za depozit?

Ako Direct Booker naplati depozit u primjerice iznosu od 30% od rezervacije (naplatimo ga ukoliko u polici stoji da imamo pravo na to), izdaje se gostu račun na iznos koji mu je

i naplaćen. Gost je uredno obaviješten o terećenju kartice za 30% depozita od rezervacije. Iznajmljivač dobiva na mail potvrdu da je naplaćeno 30% rezervacije od gosta, a  nakon što se naplati ostatak iznosa rezervacije gostu se šalje na mail račun za naplatu drugog dijela depozita i iznajmljivač dobiva račun samoizdavanja za njegov ukupan iznos od rezervacije na mail.

Po kojem tečaju obračunavam iznos za račun prema gostu?

Račun se ispisuje po srednjem tečaju Hrvatske Narodne Banke (HNB) na sam dan ispisivanja računa. Ovo
je naša preporuka, a vlasnik može sam odlučiti da će raditi drugačije.

 

Korisnički sustav (CMS)

Koji su moji pristupni podaci za korisnički sustav (CMS), i za aplikaciju Booker Tools?

Pristupne podatke (naziv korisnika/username i šifra/password) dobili ste na svoj mail unosom vašeg
objekta u sustav (CMS) na početku suradnje sa Direct Bookerom. U korisnički sustav i u aplikaciju Booker Tools ulazi se s istim pristupnim podacima.

Zaboravio sam svoju šifru za ulaz u korisnički sustav (CMS) i Booker Tools, što sad?

U slučaju da ste zaboravili svoje korisničke podatke pošaljite email na renato.kitin@direct-booker.com sa
svojim osobnim podacima (ime i prezime) i nazivom svoga objekta, a ako znate vaše korisničko
ime/username navedite i njega. Povratno na svoj mail dobit ćete novu šifru, a korisničko ime uvijek ostaje
isto.